Korduma kippuvad küsimused
Kust leida infot avanevate taotlusvoorude kohta?
- Info avanevate tööelu ja haridusvaldkonna taotlusvoorude kohta on leitav avatud taotlusvoorude alajaotusest.
Kuidas korraldada projektiga seotud dokumentatsiooni hoidmist ja säilitamist?
- Kindlasti tasub lugeda juhendit „Projektide raamatupidamine struktuuritoetuste kasutamisel."Soovitame lähtuda Teie organisatsioonis kehtivast asjaajamise korrast, samas tuleb silmas pidada, et see kord oleks kooskõlas struktuuritoetuste kasutamist reguleerivate õigusaktidega.
Projektiga seotud dokumendid tuleb asutuses hoida ja säilitada nii, et vajadusel oleksid dokumendid kiiresti leitavad. Soovitame kaustad varustada vastava pealkirja ja sisukorraga.
Projektikaustades tuleb säilitada originaaldokumendid. Säilitada tuleks ka koopiad olulisel määral projektiga seotud elektroonilistest dokumentidest (kokkulepped, otsused, protokollid, e-kirjad jms).
Projektiga seotud dokumentatsioon võiks asutuse dokumendiregistris kajastuda iseseisva kirjena.
Kas rakendusüksusele esitatavate dokumentide koopiatele kehtivad erinõuded?
- Kõik RÜ-le esitatud koopiad peavad olema originaaliga identsed. Kui toetuse saaja on rakendusüksusele esitanud dokumentide koopiad, siis hiljem, näiteks kontrolli käigus, peab rakendaja olema suuteline leidma samade dokumentide originaale (nt ehitise kasutusluba).
Kuidas talletada kohtumisi, mille käigus on tehtud olulisi otsuseid või kokkuleppeid ?
- Tuleb meeles pidada, et igasugused kohtumised, mis on toimunud või mille käigus on midagi kokku lepitud, tuleb talletada koosoleku protokolli, memo vms abil. Nimetatud dokumendid tuleb hoida projektiga seotud kaustades.
Kuidas säilitada projektiga seotud (riigi)hanke dokumente?
- Kõik ühe hankega seotud dokumendid peavad olema ühes kohas. Näiteks konkreetse (riigi)hankega seotud dokumentide juures peab olema kogu seda puudutav materjal alates täiemahulistest pakkumise kutse dokumentidest, kohtumiste ja koosolekute protokollidest, pakkumistest, deklaratsioonidest, ning lõpetades lepinguga.
Millele pöörata (riigi)hanke korraldamise juures erilist tähelepanu?
- Tuleb jälgida, et pakkumise kutse dokumentides kajastatud lubadustest-protseduuridest täpselt kinni peetakse.
Mida tuleks tähele panna lepingute sõlmimisel tööde teostajatega?
- Lepingus määratakse lisaks lepingu summale ka tööde teostamise periood, maksete suurused ja ka mõlemapoolsed sanktsioonid. Kui midagi põhimõttelist muutub, näiteks pikeneb mõne tegevuse periood või tekivad juurde lisatööd vms, siis tuleb selle kohta sõlmida lepingu lisa.
Valdkonnad
SA Innove Lõõtsa 4 | 11415 Tallinn | Telefon 699 8080 | Faks 699 8081 | E-post: innove[ät]innove.ee
